Son yıllarda işimizin geleceğini değerlendirdiğimiz tüm platformlarda, küresel ekonomik gelişmelerin ve teknolojinin iş hayatına etkilerinin yeni bir çalışma düzenine geçişi gerektirdiğini konuşur olmuştuk. Maalesef dünya genelinde corona virüs vakalarının hızla artması hazırlığa fırsat vermeden birçok şirketin evden çalışmayı hemen gündeme almasını gerektirdi.
Uzaktan/evden çalışma Türkiye’deki birçok şirket için henüz yaygınlaşmamış bir uygulama. Şirketler kadar biz çalışanların da ne kadar bu yeni düzene hazır olduğumuz tartışılır. Geçtiğimiz iki yıl boyunca özel bir sebeple her ayın yarısını başka bir ülkeden ve evden çalışarak bu konuda biraz deneyim kazandığımı söyleyebilirim. Bu yazıda evden çalışma düzenine yeni geçenlere yardımcı olabilecek birkaç öneri paylaşmak istiyorum.
1.Çalışmak için evde size özel bir alan yaratın.
Bunun için özel bir odanız olmasına gerek yok ama çalışmanız için özel olarak düzenlenmiş bir masa çok faydalı olacaktır. Masanızın konumunu belirlerken evin sakin ve dikkatinizi dağıtmayacak bir bölümünde olmasına önem verin. Masanızda işiniz için gerekli tüm araçları organize edin, başka konulara ait ve dikkatinizi o yöne çekebilecek eşyaları bulundurmayın. Yataktan ya da TV’nin karşısındaki rahat koltukta çalışmayı düşünmeyin bile.
2.Teknoloji meraklısı olun.
Teknik ihtiyaçlarınızı eksiksiz karşılayan bir ortamınız olduğundan emin olun. Teknik konulardan pek anlamam diyorsanız, öğrenmenin tam zamanı. Evdeki internet hızından online iletişim platformlarına kadar birçok teknik konudan anlamanız ve basit problemlerinize çözüm üretebilmeniz önemli. Örneğin wi-fi masanızın konumuna göre evin uzak bir köşesindeyse bağlantı hızı yavaşlayabiliyor. Evinizin bazı köşelerinde telefonunuz iyi çekmiyorsa telekonferansınız yarıda kesilebilir.
Toplantılarınızı online gerçekleştirebileceğiniz birçok farklı alternatif var. Microsoft Teams, Zoom, Webex, Cisco gibi hem video toplantı yapabileceğiniz hem de ekranınızı/sunumunuzu yansıtabileceğiniz platformların nasıl çalıştığını daha iyi anlamaya çalışın. Kullanım kılavuzlarını dikkatlice inceleyip, daha önce bu araçları deneyimleyen arkadaşlarınızdan destek isteyebilirsiniz. Şirketinizin öncelikli tercih ettiği bir platform varsa Bilgi Teknolojileri ekibinizden bunu öğrenin, gerekiyorsa kurulum ve ayarlar için destek isteyin.
Ayrıca, bu platformlar üzerinden karşı tarafla yapacağınız ilk toplantıların öncesinde mutlaka 5 dakikalık bir deneme görüşmesi yapın, bazen şirketlerin farklı güvenlik ayarları sebebiyle aksilikler çıkabiliyor.
3.Dikkat dağıtıcılara karşı hazırlıklı olun.
Evdeyken dikkatinizi dağıtabilecek birçok şey olabilir; yapılmayı bekleyen ev işleri, açık bir TV, sosyal medya mesajları, evde kalan diğer bireylerin sizden beklentileri vb. Sosyal medya bildirimlerinizi çalıştığınız süre boyunca sessize alın, molalarınızda son gelişmeleri takip edebilirsiniz. Evde bir ses olsun istiyorsanız odaklanmayı desteklemek üzere hazırlanmış çalma listelerine Youtube ya da Spotify’dan kolaylıkla ulaşabilirsiniz.
Evde sizinle birlikte olan diğer aile fertlerine çalışma saatlerinizle ve önemli toplantılarınızla ilgili önceden bilgilendirme yapın ki verimliliğinizi olumsuz yönde etkilemesin. Evde küçük bir çocuğunuz varsa bu noktada biraz zorlanabilirsiniz. Benim çocuğum olmadığı için böyle bir deneyimim olmadı ama çocuklu arkadaşlarımdan gelen denenmiş ve faydası teyit edilmiş bir yöntem önerisini sizlerle paylaşmak istiyorum. Çalışma odanızın kapısına çalışma ve mola zamanını ifade eden birer resim yapıştırın. Çalışma zamanı bilgisayar başında çalışan bir anne/baba resmi, mola zamanı da anne/baba ve çocuğun birlikte oyun oynadığı bir resim güzel olabilir. Öncelikle işe gider gibi çalışma odanıza girip kapınızı kapatın ve kapıdaki resim çalışma zamanını ifade etsin. Öğle arasında ya da mola verdiğiniz zamanlarda da resmi değiştirerek çocuğunuzla ilgileneceğiniz zamanın geldiğini hissettirebilirsiniz. Bu yöntemde çalışma odanızdan çok sık çıkmamanız öneriliyor. İşe gittiğiniz ve işten geldiğiniz zamanlar gibi çalışma saatlerinizin de iyi anlaşılması için kısa molalarınızı odadan çıkmadan vermeniz en iyisi olacaktır. Bunun için su, çay, kahve gibi ihtiyaçlarınız için önceden hazırlık yapmayı unutmayın.
4.Çalışma saatlerinizi ve gününüzü önceden planlayın.
Ofise gittiğiniz günlerde olduğu gibi çalışmaya başlayacağınız, mola vereceğiniz ve günü bitireceğiniz saatler planlı olsun. Bir gün önceden mutlaka programınızı gözden geçirip ertesi günün yapılacaklar listesini oluşturun. Her gün sonunda planlarınızın ne kadar gerçekleştiğini, varsa planınızı aksatan neler olduğunu değerlendirin ve bir sonraki gün için daha hazırlıklı olun. Planlı ve disiplinli olmak verimlilik için çok önemli.
Hazırlık yapmak deyince aklınıza sadece işi planlamak gelmesin. Örneğin bir toplantı sebebiyle öğle arasını kısa tutmanız gerekecekse öğle yemeği hazırlığınızı bir akşam önceden yapın. Ya da sabah erkenden katılmanız gereken bir video konferans varsa daha erken kalkıp kahvaltı yapmak ve kendinize çeki düzen vermek için zaman ayırın.
5.E-postalarınızı yanıtlayacağınız ve odaklanarak çalışacağınız zamanları birbirinden ayırın.
Evden çalışmaya ilk başladığım dönemlerde kendimi sürekli e-posta kutumu kontrol ederken buluyordum. Ofis ortamından uzakta olunca bir şeyleri kaçırma hissi baskın gelebiliyor. Ancak bu kez de odaklanarak yapmanız gereken işlerde sürekli bölünerek verimsizleşebilirsiniz. Bunu engellemek için odaklanmanız gereken zamanları belirleyip bu süre zarfında herhangi bir bildirim de almamak için e-posta kutunuzu kapatabilirsiniz. Unutmayın önemli bir konu olduğunda iş arkadaşlarınız size her zaman telefon edebilirler.
6.Mola vermeyi unutmayın.
Araştırmalar bir insanın aralıksız konsantre olabilme süresini yaklaşık 25-30 dakika olduğunu söylüyor. Sonrasında dikkat dağılmaya başlıyor ve yavaşlıyoruz. Bu sebeple verimli çalışabilmek için düzenli 5-10 dakikalık molalar vermek ve molalar esnasında işten tamamen uzaklaşmak önemli. Bu sürede kendinize bir çay veya kahve yapabilir, evin içinde hareket edip çalıştığınız ortamdan biraz uzaklaşabilirsiniz.
Aynı zamanda, evde çalışırken iş ve özel yaşam arasındaki çizgi kolaylıkla karışabiliyor. Ofiste çalışırken günün bitiminde ofisten fiziksel olarak da ayrıldığımız için zihnimizi iş dışındaki konulara odaklamak daha kolay olabiliyor. Evdeyken işle ilgili konuları günün sonunda geride bırakabilmek için kapısını kapatıp uzaklaşabileceğiniz bir çalışma odanız olması bunaltıcı olmayan bir çalışma düzeni için iyi olabilir. Çalışma masası evdeki ortak alanları kullanmak zorundaysanız da günü bitirirken iş için kullandığınız tüm araç gereci toplayarak kaldırabilirsiniz.
7.Sürekli atıştırma isteğinize hâkim olun.
Evdeyken kendinizi sık sık buzdolabını açmış bakarken bulabilirsiniz. Sağlıklı kalmak ve kilo almamak için yediklerinize dikkat edin. Bol bol su için.
